Minder no-shows in je salon.

1. Stuur een herinnering de dag voordien

Een korte herinnering is het beste middel tegen vergeten. Een dag op voorhand werkt meestal goed: de klant kan nog zijn dag plannen, en als het toch niet past, heb jij nog tijd om het moment aan iemand anders te geven. Voor een afspraak vroeg in de ochtend of na een weekend kan twee dagen op voorhand beter zijn.

Doe je dit met de hand via sms of WhatsApp, dan kost het je elke avond tijd. Laat het daarom liefst automatisch gebeuren.

2. Maak afzeggen makkelijk

Dat klinkt vreemd, maar het helpt. Een klant die moet bellen tijdens je werkuren, stelt het uit en komt dan gewoon niet. Kan hij met één klik annuleren, dan weet jij het op tijd en krijg je het moment terug.

Zet daarom een annuleerlink in de bevestiging en in de herinnering. Een afzegging is vervelend, een lege stoel zonder bericht is erger.

3. Spreek een duidelijke annuleringstermijn af

Zeg op voorhand tot wanneer klanten kosteloos kunnen afzeggen, bijvoorbeeld tot 24 uur voor de afspraak. Zet het op je boekingspagina, in je bevestigingsmail en in je salon. Wie de regel kent, houdt er meestal ook rekening mee.

4. Laat de afspraak in de agenda van je klant zetten

Een afspraak die in de eigen gsm-agenda staat, wordt minder vergeten dan een afspraak op een kaartje. Geef je klant na het boeken de mogelijkheid om de afspraak met één tik in Google Agenda of een andere agenda te zetten.

5. Plan niet te ver vooruit

Hoe verder een afspraak in de toekomst ligt, hoe groter de kans dat de klant ze vergeet of dat er iets tussenkomt. Een afspraak binnen twee of drie weken wordt beter onthouden dan een afspraak over drie maanden. Boekt iemand toch ver vooruit, dan is een herinnering extra belangrijk.

6. Hou bij wie niet komt opdagen

Noteer het bij de klant als iemand zonder bericht wegblijft. Gebeurt het één keer, dan is een vriendelijk berichtje genoeg. Gebeurt het vaker, dan kan je die klant vragen om op voorhand te bevestigen, of om enkel nog via jou te boeken.

7. Blijf vriendelijk

Een boos bericht na een gemiste afspraak voelt misschien terecht, maar je verliest er vaak een klant mee. Wie zich aangevallen voelt, laat soms ook een slechte review achter. Dat schrikt nieuwe klanten af en kan je lager doen zakken in Google Maps en de zoekresultaten. Een kort berichtje werkt beter: "We hebben je gemist vandaag. Wil je een nieuw moment kiezen?" Met je boekingslink erbij kan de klant meteen opnieuw boeken.

Zo doe je het met GlowReservations

• Bij Instellingen, Klantmails zet je de afspraakherinnering aan. Je kiest zelf of ze 6, 12, 18, 24 of 48 uur voor de afspraak vertrekt, en je kan de tekst aanpassen.
• In de bevestiging en de herinnering staat altijd een link om te annuleren en een knop om de afspraak in Google Agenda te zetten.
• Bij Instellingen, Online boeken kies je tot wanneer klanten online kunnen annuleren. Annuleert iemand, dan krijg je meteen een melding en komt het moment weer vrij op je boekingspagina.
• Bij Klanten zie je per klant alle afspraken en de mails die hij van je kreeg.

De eerste maand is gratis, zodat je rustig kan uitproberen of het voor jouw zaak werkt.